Simplification de l’utilisation des documents publics entre pays de l’UE

Pour que vos documents publics émis par un État membre de l’Union européenne (UE) soient utilisables dans un autre État membre, ils doivent généralement être revêtus d’une apostille. À compter du 16 février 2019, certains documents pourront être directement utilisés dans l’ensemble des pays de l’UE et certains de leurs territoires ultramarins, à condition de répondre aux critères ci- dessous.

Les documents qui répondent à ces critères sont dispensés d’apostille. De plus, s’ils sont accompagnés d’un formulaire type plurilingue, il n’est pas nécessaire de fournir une traduction certifiée.

Pays et territoires concernés par la simplification

La simplification concerne les 28 États membres de l’UE et leurs territoires suivants situés hors de l’Europe : Açores, îles Canaries, Guyane française, Gibraltar, Guadeloupe, Madère, Martinique, Mayotte, Réunion et Saint-Martin (partie française de l’île).

Les documents doivent avoir été émis par un de ces pays ou territoires et être utilisés dans l’un d’entre eux.

Le nouveau règlement ne s’applique pas à la partie caraïbe du Royaume des Pays-Bas (Aruba, Bonaire, Curaçao, Saba, Saint-Eustache et Sint Maarten).

Documents concernés par la simplification

Les documents doivent répondre à deux des critères suivants :

  1. ce sont des documents publics
  2. ils servent à établir des données personnelles
    ou
    ils sont nécessaires lors de certaines élections

Documents publics

Les documents publics sont des documents officiels délivrés par des instances (semi)publiques. Pour plus d’informations, voir les exemples (en anglais) et l’article 3 du Règlement (UE) 2016/1191 (ce site est en anglais).

Données personnelles enregistrées dans les documents publics

Il s’agit de 13 types de données personnelles dont la liste complète est indiquée à l’article 2.1 du Règlement (UE) 2016/1191.

Élections nécessitant l’utilisation de documents publics

La présentation de documents publics peut être nécessaire pour voter ou être candidat aux élections du Parlement européen et aux élections municipales dans les pays de l’UE. Aux Pays-Bas, ces documents sont aussi nécessaires pour les élections des wateringues. Pour en savoir plus, voir l’article 2.2 du Règlement (UE) 2016/1191.

Les formulaires types plurilingues et leur utilisation

Les formulaires types sont des outils de traduction des documents publics mais ils ne s’y substituent pas. Vous pouvez demander un formulaire type plurilingue lorsque votre document public est rédigé dans une langue autre que celle de l’instance du pays de l’UE qui va utiliser le document. Les formulaires types sont disponibles dans les langues de l’UE sur le portail e-Justice européen.