Qu’est-ce que la légalisation d’un document ?

La légalisation est une formalité visant à rendre possible l’usage à l’étranger d’un document public par l’apposition de la signature des instances compétentes. La légalisation fait généralement l’objet d’accords bilatéraux ou multilatéraux entre les États.

Qu’est-ce que la légalisation ?

La légalisation consiste à préparer un document établi dans un pays A pour le rendre utilisable dans un pays B, par exemple les Pays-Bas. Ce document peut être un extrait d’acte d’état civil, une décision judiciaire ou un diplôme. La légalisation atteste que :

  • le document a été délivré par l’instance compétente,
  • la signature et le cachet ou tampon dont il est revêtu sont authentiques,
  • le document est formellement correct.

Le déroulement de la légalisation

Les démarches à effectuer pour faire légaliser un document diffèrent selon le pays qui l’a émis et les accords existant entre celui-ci et les Pays-Bas. Choisir le pays où votre document a été établi.

Étapes nécessaires de la légalisation

Le processus de légalisation se déroule par étapes successives (le pays A est le pays d’origine du document) :

Étape 1

L’autorité désignée dans le pays A vérifie si le document a été signé par l’instance compétente. Il s’agit généralement du ministère des Affaires étrangères de ce pays. Après approbation, le document est revêtu d’un tampon ou d’une vignette autocollante qui donne aux autorités néerlandaises la certitude que le document a été délivré par l’instance compétente.

Étape 2

Le document est de nouveau revêtu d’un tampon ou d’une vignette autocollante par les autorités néerlandaises dans le pays A (généralement l’ambassade, le consulat ou le consul honoraire des Pays-Bas).

Des accords ont été passés entre différents pays afin de supprimer certaines étapes de la légalisation, du moins pour certains types de documents. La convention Apostille en est un exemple.

Légalisation au titre de la convention Apostille

La convention Apostille a été ratifiée par de nombreux pays, dont les Pays-Bas. En vertu de cette convention, la procédure de légalisation est réduite à l’apposition d’un tampon ou vignette autocollante appelée apostille. Une fois le document légalisé par le pays A au moyen de cette apostille, les autres étapes ne sont plus nécessaires. Le document pourvu d’une apostille peut être utilisé dans tous les pays parties à la convention.

La liste des pays parties à la convention Apostille figure sur le site internet de la Conférence de La Haye pour le droit international privé (HCCH).

Une procédure pas toujours nécessaire

La légalisation n’est pas nécessaire si un accord d’exemption a été conclu entre les Pays-Bas et le pays A pour certains types de documents. Dans ce cas, les documents auxquels l’accord s’applique peuvent être utilisés tels quels aux Pays-Bas.

Une procédure pas toujours possible

Il est parfois impossible de procéder à la légalisation d’un document, pour différentes raisons. Dans ce cas, les instances néerlandaises concernées, telles que le Service de l’immigration et de la naturalisation (IND) ou la commune, contrôlent et évaluent l’authenticité de votre document.