Légalisation de documents de la République démocratique du Congo nécessaires aux Pays-Bas

Depuis 2013, l’ambassade des Pays-Bas en RDC n’effectue plus de légalisation de documents congolais. Les documents émis par la République démocratique du Congo (RDC) doivent donc être légalisés par les autorités congolaises pour être valables aux Pays-Bas. Les autorités néerlandaises contrôlent et évaluent ensuite l’authenticité de ces documents.

Qui peut faire légaliser des documents ?

Toute personne possédant un ou plusieurs documents délivrés par les autorités de la RDC peut en demander la légalisation. Les documents légalisés pourront être utilisés dans tout le Royaume des Pays-Bas, c’est-à-dire :

aux Pays-Bas européens

  • à Aruba
  • à Bonaire
  • à Curaçao
  • à Saba
  • à Saint-Eustache
  • à Saint-Martin.

Conditions

Le document à légaliser doit être original, complet et accompagné de tous les documents ou annexes auxquels il fait référence.

Traduction du document

Si votre document est rédigé dans une langue autre que l’anglais, le français, l’allemand ou le néerlandais, il est possible qu’une traduction soit exigée. Cette traduction

  • doit être effectuée par un traducteur assermenté
  • dans une des quatre langues mentionnées ci-dessus.
  • Si le traducteur est assermenté dans un pays autre que les Pays-Bas, vous devez aussi faire légaliser la traduction.

Quels documents peuvent être légalisés ?

Il est possible de faire légaliser toutes sortes de documents, par exemple des diplômes ou des certificats. Les documents les plus fréquemment légalisés sont ceux émis par l’état civil. Les autorités néerlandaises n’acceptent que les copies intégrales ou certifiées conformes d’actes d’état civil, les extraits ou attestations n’ayant pas valeur de preuve aux Pays-Bas.

Copie intégrale ou copie conforme d’acte de naissance

Ce document doit être demandé auprès du service de l’état civil de la commune de résidence ou de naissance.

Attestation de célibat

Renseignez-vous auprès des autorités congolaises pour savoir où obtenir ce document.

Copie intégrale ou copie conforme d’acte de mariage

Ce document doit être demandé auprès du service de l’état civil de la commune de mariage ou de résidence.

Copie intégrale ou copie conforme d’acte de divorce

Ce document doit être demandé auprès du tribunal de paix de la province où vous résidez.

Copie intégrale ou copie conforme d’acte de décès

Ce document doit être demandé auprès du service de l’état civil du district où la personne est décédée ou auprès de l’instance (médecin, hôpital) ayant constaté le décès.

Déclaration d’une naissance, d’un mariage ou d’un décès après le délai légal

La législation de la République démocratique du Congo accorde un délai de 90 jours pour faire inscrire une naissance, un mariage ou un décès à l’état civil. Une inscription au-delà de ce délai nécessite l’autorisation du tribunal et donne lieu à la délivrance d’un acte tardif comportant plusieurs pièces. La situation est différente selon que l’inscription tardive a eu lieu avant ou après le 1er août 1987.

Acte tardif délivré avant le 1er août 1987

Un tel acte comporte les pièces suivantes :

  • l’acte de notoriété supplétif à l’acte de naissance/mariage/décès ;
  • l’ordonnance d’homologation, c’est-à-dire la reconnaissance par le juge de l’acte susmentionné ;
  • l’acte d’état civil délivré sur la base des deux précédents documents.

Acte tardif délivré après le 1er août 1987

Un tel acte comporte les pièces suivantes :

  • le jugement supplétif ;
  • l’acte d’état civil délivré sur la base du document précédent.

Où faire légaliser des documents ?

L’instance compétente pour légaliser un document diffère en fonction du lieu de délivrance de ce document.

Documents délivrés par l’une des 24 communes de Kinshasa

Ces documents doivent d’abord être légalisés par un notaire établi à Kinshasa, puis par le ministère congolais des Affaires étrangères.

Documents délivrés hors des 24 communes de Kinshasa

Ces documents doivent d’abord être légalisés par le ministère congolais de la Justice, puis par le ministère congolais des Affaires étrangères.

Attestations consulaires délivrées par le consulat général à Anvers

Les attestations consulaires délivrées par le consulat général de la RDC à Anvers doivent être légalisées par le Centre de services consulaires (CDC ) à La Haye.

Depuis le 1er janvier 2013, l’ambassade des Pays-Bas à Kinshasa ne légalise plus de documents émis par la RDC.

Après légalisation, vos documents peuvent être utilisés dans tout le Royaume des Pays-Bas.

Médiation du Centre de services consulaires (CDC) de La Haye

­Le Centre de services consulaires consulaires ne peut pas vous aider à demander ni à faire légaliser des documents congolais.

Vérification de vos documents aux Pays-Bas

Le tampon ou le timbre autocollant apposé sur le document confirme uniquement la conformité de la signature dont il est revêtu et ne garantit pas que le document est authentique ni que son contenu est correct. Cela peut faire l’objet d’une vérification par l’instance à laquelle vous soumettez le document, par exemple une commune néerlandaise ou le Service de l’immigration et de la naturalisation (IND).