Légalisation de documents belges pour utilisation aux Pays-Bas

Vous voulez utiliser des documents belges aux Pays-Bas. Certains types de documents belges peuvent être utilisés directement aux Pays-Bas, d’autres doivent être apostillés par les autorités belges. Une fois revêtus d’une apostille (apostille électronique, e-apostille), ils pourront être utilisés aux Pays-Bas.

Qui peut faire légaliser des documents ?

Toute personne possédant un ou plusieurs documents délivrés par les autorités belges peut en demander la légalisation. Les documents légalisés pourront être utilisés dans tout le Royaume des Pays-Bas, c’est-à-dire :

  • aux Pays-Bas européens
  • à Aruba
  • à Bonaire
  • à Curaçao
  • à Saba
  • à Saint-Eustache
  • à Saint-Martin

Conditions

Le document à légaliser doit être original, complet et accompagné de tous les documents ou annexes auxquels il fait référence.

Traduction du document

Si votre document est rédigé dans une langue autre que l’anglais, le français, l’allemand ou le néerlandais, il est possible qu’une traduction soit exigée.
Celle-ci

  • doit être effectuée par un traducteur assermenté
  • dans une des quatre langues mentionnées ci-dessus.
  • Si le traducteur est assermenté dans un autre pays que les Pays-Bas, vous devez aussi faire légaliser la traduction.

Un extrait plurilingue d’un acte d’état civil ne nécessite pas de traduction puisqu’il est établi de façon standard en neuf langues différentes.

Par quelles instances les documents sont-ils délivrés ?

Les documents belges les plus fréquemment exigés aux Pays-Bas sont ceux émis par l’état civil :

  • copie intégrale d’acte de naissance
  • copie intégrale d’acte de mariage
  • copie intégrale d’acte de décès
  • copie intégrale d’acte de divorce

Attestation de célibat

Ce document doit être demandé auprès de la mairie de votre commune de résidence.

Autres documents

Informez-vous auprès des autorités belges.

Documents dispensés de légalisation

Les documents belges suivants peuvent être utilisés sans légalisation dans tout le Royaume des Pays-Bas :

  • toutes les copies intégrales et extraits d’état civil (y compris les extraits plurilingues)
  • les documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires

Utilisation des documents à l’intérieur de l’UE

Vous souhaitez utiliser des documents publics délivrés par un État membre de l’Union européenne (UE) dans un autre État membre ? Vous n’êtes généralement pas tenu de fournir une traduction des documents délivrés par les pouvoirs publics ou les instances judiciaires d’un membre de l’UE. Il peut par contre être nécessaire de joindre à votre document un formulaire type multilingue, disponible auprès de l’instance ayant délivré le document. La liste des documents publics utilisables sans apostille à l’intérieur de l’UE est disponible sur le portail européen e-justice.

Documents nécessitant une e-apostille

Une apostille est un tampon ou un timbre autocollant apposé sur votre document. Les documents devant être revêtus d'une apostille sont les suivants : 

  • les déclarations officielles figurant sur un acte sous seing privé (c'est-à-dire un document non notarié) ;
  • les diplômes, certificats ou autres attestations telles qu’une déclaration de handicap ;
  • les copies certifiées conformes, délivrées par un État membre de l’UE, d’un document public délivré par les autorités d’un pays non membre de l’UE.

Cette liste n'est pas exhaustive, Informez-vous auprès des services publics pour savoir si votre document nécessite une apostille.

Documents nécessitant une légalisation autre que l’apostille

Les documents belges concernant des transactions commerciales ou des formalités douanières nécessitent une autre forme de légalisation que l’apostille.

Informez-vous auprès des autorités belges pour savoir si cela s’applique au document que vous souhaitez faire légaliser.

Où faire légaliser des documents ?

Apostille

Pour obtenir une e-apostille, vous devez-vous adressez aux autorités belges compétentes, dont la liste se trouve sur le site internet de la Conférence de La Haye pour le droit international privé.

Médiation du Centre de services consulaires (CDC) de La Haye

Le Centre de services consulaires à La Haye ne fournira pas d’aide en vue de l’obtention ou de la légalisation de documents émis par la Belgique.

Vérification de vos documents

Le timbre ou chachet électronique apposé sur le document atteste uniquement l’authenticité de la signature dont il est revêtu et ne garantit pas que le document est authentique ni que son contenu est correct. Cela peut faire l’objet d’une vérification par l’instance à laquelle vous soumettez le document, par exemple une commune néerlandaise ou le Service de l’immigration et de la naturalisation (IND).